Finanzen¶

Alle Funktionen rund um Angebote, Auftragsbestaetigungen, Rechnungsstellung, Zahlungen, Abrechnungslaeufe und SEPA-Lastschriften.

Angebote & Auftragsbestaetigungen¶

Navigation: Admin > Finanzen > Angebote & Auftraege

Angebote und Auftragsbestaetigungen sind eigene Vorgangsbelege (Model SalesDocument), getrennt von den Rechnungen. Sie nutzen denselben Positions-Builder wie Rechnungen, erzeugen aber beim Ueberfuehren eine echte Rechnung.

Belegarten¶

Typ	Beschreibung
Offer	Angebot (unverbindlich, mit Gueltigkeitsdatum)
OrderConfirmation	Auftragsbestaetigung

Nummernkreise¶

Jede Belegart hat einen eigenen, fortlaufenden Nummernkreis pro Jahr (analog zu Rechnungen). Die Nummer wird erst beim Festschreiben vergeben:

Typ	Default-Praefix	Beispiel	Settings-Key
Angebot	`AN`	`AN2026-00001`	`offer_number_prefix`, `offer_number_digits`
Auftragsbestaetigung	`AB`	`AB2026-00001`	`order_confirmation_number_prefix`, `order_confirmation_number_digits`

Status-Workflow¶

draft --> sent --> accepted --> converted
            |
            +--> rejected
            |
            +--> expired

draft: Beleg und Positionen sind bearbeitbar, noch keine Nummer
sent: Festgeschrieben (Nummer vergeben, PDF erzeugt, per E-Mail versendet)
accepted / rejected: Manuell gesetzte Reaktion des Kunden
converted: In einen Folgebeleg (Auftragsbestaetigung) oder eine Rechnung ueberfuehrt

Ueberfuehren¶

Belege werden untereinander verkettet (Herkunft nachvollziehbar):

Angebot → Auftragsbestaetigung: kopiert alle Positionen in einen neuen AB-Entwurf
Angebot / Auftragsbestaetigung → Rechnung: erzeugt eine Rechnung (Typ OneOff) als Entwurf inkl. Positionen; die Rechnung verweist per sales_document_id zurueck

Der Ausgangsbeleg wird dabei auf Status converted gesetzt. Die Rechnung muss anschliessend wie gewohnt ueber „Rechnung ausstellen" finalisiert werden.

Aktionen¶

Aktion	Beschreibung
Festschreiben & versenden	Nummer vergeben, PDF generieren, per E-Mail versenden (draft → sent)
Als angenommen / abgelehnt markieren	Status setzen (nur im Status sent)
In Auftragsbestaetigung umwandeln	Folgebeleg aus einem Angebot erzeugen
In Rechnung umwandeln	Rechnungs-Entwurf erzeugen
PDF Download	Beleg als PDF herunterladen
E-Mail erneut senden	Beleg nochmals per E-Mail versenden

Vorlagen¶

PDF- und E-Mail-Vorlagen liegen wie bei Rechnungen in den Dokumentvorlagen bzw. E-Mail-Templates:

Document-Templates: offer_default, order_confirmation_default
E-Mail-Templates: offer, order_confirmation

Rechnungen¶

Navigation: Admin > Rechnungen

Rechnungstypen¶

Typ	Beschreibung
OneOff	Einzelrechnung
Recurring	Wiederkehrende Rechnung (aus Abrechnungslauf)
CreditNote	Gutschrift
ReversalInvoice	Stornorechnung

Rechnungspositionen¶

Rechnungen werden ueber einen dynamischen Item-Builder erstellt:

Positionen mit Menge, Einzelpreis, MwSt.
Netto/Brutto-Berechnung pro Position
Text-Only-Positionen fuer Beschreibungen
Service-Definition als Vorlage fuer Positionen
Echtzeit-Summenberechnung

Status-Workflow¶

draft --> open --> sent --> paid
                    |
                    +--> overdue
                    |
                    +--> cancelled

Aktionen¶

Aktion	Beschreibung
PDF Download	Rechnung als PDF herunterladen
XML Download	XRechnung (XML) fuer B2B generieren
E-Mail senden	Rechnung per E-Mail versenden
Erneut senden	Rechnung nochmals per E-Mail versenden
Weiterleiten	Rechnung an andere Adresse weiterleiten
Zahlung erfassen	Zahlungseingang manuell verbuchen
Stripe PDF	PDF von Stripe importieren (fuer Stripe-Rechnungen)

Transaktionen / Zahlungen¶

Navigation: Admin > Transaktionen

Erfassung und Verwaltung von Zahlungseingaengen.

Feld	Beschreibung
Zahlungsart	Zugeordnete Zahlungsmethode
Referenz	Zahlungsreferenz (z.B. Ueberweisungsreferenz)
Betrag	Zahlungsbetrag
Status	completed, pending, failed, refunded
Notizen	Freitext-Feld

Jede Zahlung ist mit einem Kunden und optional einer Rechnung verknuepft.

Abrechnungslauf (Billing Run)¶

Navigation: Admin > Finanzen > Abrechnungslauf

Automatisierte Erstellung von Rechnungen fuer faellige Services. Details siehe Billing Run Dokumentation.

Kurzuebersicht¶

Der Billing Run laeuft in drei Phasen:

Phase 1 - Konfiguration & Vorschau:

Stichtag waehlen
Vorschau der faelligen Services pro Kunde
Validierung (fehlende E-Mail, fehlende Preise, etc.)
Kunden einzeln aus-/abwaehlen
Testlauf-Option (Dry Run)

Phase 2 - Fortschritt:

Echtzeit-Fortschrittsanzeige (Livewire Polling)
Aktueller Kunde, Erfolgs-/Fehlerzaehler
Laufende Gesamtsumme

Phase 3 - Ergebnis:

Zusammenfassung (Anzahl Rechnungen, Gesamtsumme)
Fehlerprotokoll
Link zu den erstellten Rechnungen

Abgerechnete Services¶

Nur Services mit Status active
Nur Services mit next_billing_date <= Stichtag
Services mit billing_cycle = NONE werden uebersprungen
Stripe-Subscriptions werden ausgeschlossen (separate Abrechnung)

Parent-Child-Abrechnung¶

Services werden hierarchisch gruppiert:

Hosting-Pakete mit ihren Child-Services (eingerueckt auf der Rechnung)
Standalone-Services ohne Parent

Offene Rechnungen¶

Navigation: Admin > Finanzen > Offene Rechnungen

Schnelluebersicht aller unbezahlten Rechnungen. Gefilterte Ansicht der Rechnungsliste mit Status open, sent oder overdue.

SEPA-Lastschrift¶

Navigation: Admin > Finanzen > SEPA Transfer

Generierung von SEPA-Lastschrift-Sammeldateien (XML) fuer den Bankeinzug.

Ablauf¶

Offene Rechnungen mit SEPA-Zahlungsart werden gesammelt
SEPA-XML-Datei wird generiert
Datei kann heruntergeladen und bei der Bank eingereicht werden

Voraussetzungen¶

Kunde hat gueltige IBAN hinterlegt
SEPA-Mandat ist vorhanden (bank_mandat + bank_mandat_date)
Glaeubiger-ID ist in den Einstellungen konfiguriert